Je reçois souvent des questions concernant la négociation commerciale au téléphone. Est-ce différent de négocier en personne? Y a-t-il un processus différent à suivre? Si quelqu’un négocie fréquemment en utilisant le téléphone, y a-t-il des conseils ou existe-t-il un meilleur moyen de négocier si la partie adverse n’est pas dans la même pièce?
En tant que spécialiste du processus de négociation, je trouve la question intéressante, car le lieu ou le support dans lequel vous négociez ne devrait pas avoir une incidence importante sur le processus utilisé. Cependant, je me rends compte que, dans un monde de plus en plus mondialisé, la possibilité de se trouver dans la même pièce, devient de plus en plus rare.
Comme cette question ne cesse de se poser, j’ai commencé à réfléchir davantage, à la fois sur mon comportement au téléphone et sur l’importance d’être prêt à négocier au téléphone lorsque l’occasion se présente.
Quel est le processus de négociation commerciale au téléphone
La première chose à considérer est de savoir s’il s’agit ou non d’une opportunité de négocier. Est-ce que l’autre partie veut quelque chose de toi? Pouvez-vous obtenir un meilleur résultat à partir des informations partagées au cours de la conversation? Si tel est le cas, cela pourrait bien être une opportunité de négociation.
Ceci, bien sûr, est en dehors de toute conversation au cours de laquelle vous entamez sciemment une négociation; les services à la clientèle ou les services d’achats et leurs interactions avec les clients.
Etes-vous préparé à négocier au téléphone ?
Si vous n’êtes pas prêt à la négociation commerciale au téléphone, cherchez ce qu’ils veulent spécifiquement et demandez ensuite si vous pouvez les rappeler. Prenez un moment pour préparer le retour.
- Que voulez-vous en échange de ce qu’ils ont demandé ?
- Avez-vous besoin d’aide pour obtenir l’approbation d’une proposition ?
Une fois que vous avez établi quelque chose à échanger, appelez-les à nouveau et engagez-vous dans la conversation.
Si vous savez que vous négociez par téléphone, il en va de même pour toute négociation. Vous devez passer du temps à vous préparer.
- Quel est ton objectif ?
- Aurez-vous une stratégie ?
- De quelles informations avez-vous besoin et quelles informations allez-vous partager ?
- Êtes-vous la seule personne de votre équipe à l’appel ?
- Sinon, comment allez-vous gérer la communication ?
- Enfin, quelles concessions allez-vous faire, si nécessaire, pendant la négociation ?
Préparez vos arguments pour toute négociation
Si vous entreprenez de nombreuses négociations par téléphone, je vous recommanderais de disposer d’une longue liste d’arguments vous permettant de négocier pendant votre appel. Certains d’entre eux seront faciles à utiliser et pourront être réutilisés.
Le principe de base de l’appel est d’essayer de ne pas refuser à l’autre partie ce qu’elle veut, mais de lui donner ce qu’elle veut à vos conditions. Donc, être préparé avant votre conversation aidera et aidera probablement à renforcer la relation et la confiance entre les parties.
Il est simplement difficile de créer un lien avec l’autre partie par téléphone. Par conséquent, votre capacité à commercer avec vos arguments vous aidera à établir cette relation sans faire de concessions unilatérales. Ces types de concessions ne feront que leur faire croire qu’ils peuvent tirer parti de votre générosité à l’avenir. Ceci est d’autant plus important que les négociations téléphoniques peuvent parfois sembler transactionnelles. Par conséquent, faire de telles concessions maintiendra la relation transactionnelle plutôt que de la rendre plus productive en négociant les unes avec les autres.
Confirmez vos négociations téléphoniques par un email
Comme dans toutes vos négociations, il est essentiel de confirmer avec l’autre partie ce qui a été convenu. Ma recommandation est que vous leur envoyiez un courrier électronique après l’appel, confirmant les détails. Cela peut prendre la forme de procès-verbaux pour une négociation en cours, ou d’un simple courrier électronique qui décrit les détails de l’accord. C’est une étape importante, car souvent les appels téléphoniques ne commencent pas comme des négociations, mais une fois que vous négociez, vous devez vous assurer que tout le monde sait ce qui a été discuté et convenu.
En conclusion, lorsque vous négociez au téléphone, vous devez:
- Déterminez si vous négociez. Si oui, mais n’êtes pas prêt, proposez de les rappeler une fois que vous vous êtes préparé rapidement.
- Lorsque vous savez que vous allez négocier par téléphone, assurez-vous d’être prêt avant l’appel. Suivre notre approche tout au long de la négociation. Cela contribuera également à établir de meilleures relations durables avec l’autre partie.
- Si vous négociez souvent par téléphone, définissez un plan pour différents clients ou scénarios. Ayez une liste d’arguments.
- Après l’appel téléphonique confirmez par courrier électronique ce qui a été convenu.